上一期《Notion 使用详解：来自未来的笔记协作工具》获得了不少好评，使用详解中对 Pages、Block Editor、Database 这三个基本结构进行了详细介绍。

在初步上手之后，如何才能利用好 Notion 提供的功能来实现更多组合操作呢？在本文中，你会看到 Notion 中的一系列进阶技巧，我把它分为五个部分讲解：「剪藏、嵌入、串联、数据、协作」。

包括近日更新的剪藏功能、节省 Notion 免费容量的嵌入技巧、关联调用多个页面的串联操作、Database 的「Formula、Relation、Rollup」三大高级功能、小团队该如何购买 Notion 套餐的付费建议。期间会用到多种结构、多个页面进行组合操作。建议初步上手的读者先去阅读一下之前的文章。

剪藏：Web Clipper

我们从最简单的开始讲起，剪藏功能是 Notion 本周更新的新功能（1 月 27 日更新），相信有不少读者已经开始上手尝试了。我们这就来看看 Notion 的剪藏究竟好不好用。

如何在 Chrome 中剪藏

在使用前，我们需要在 Chrome 商店获取 Notion Web Clipper 插件。

在安装完毕后，Chrome 的右上角会出现一个 Notion 图标。点击后会出现一个剪藏窗口，允许你对标题、剪藏位置进行选择。（图中的 Workspace 选项只有当你有多个工作区时才会出现）

插件允许把网页剪藏到 Databases 和 Pages 中，网页剪藏都会以「子页面」的形式出现。所以我建议大家直接通过默认的「New links database」来创建一个专门用来剪藏网页的 Database。这样有助于保留更多的元数据信息（卡片创建日期），也便于进行下一步处理。

有时候我们会发现在 Add To 菜单中找不到想保存的位置，是因为这个列表不会把所有的数据库列举出来。可以通过搜索框来找到具体的页面，搜索一次后就会长期出现在 Recent 栏中，第二次剪藏就会快很多。

如果此前从未在 Chrome 中登陆过 Notion，需要在浏览器里登陆至少一次才能使用插件。

如何在手机端剪藏

剪藏功能随着更新也来到了 iOS 和 Android 上，和绝大多数的剪藏分享功能类似，也是通过分享窗口进行剪藏。

初次使用时，iOS 版需要在分享菜单中进行开启 Notion 的分享菜单。剪藏时的可选择项与 Chrome 插件一致。Android 端则是自动在分享菜单中显示，无需做任何配置。

支持分享功能之后，我也欣喜地发现，除了网页剪藏之外，还允许把图片、文件等其他内容添加到 Notion 中。我测试时发现这项功能会受到网速影响，在剪藏后查看页面会出现一段时间的白屏，等上传完毕后才能看到。

剪藏后的数据形式

在完成剪藏之后，网页内容会以什么形式保存在 Notion 中呢？

最理想的状况下，会收集到网页的标题、链接、全文内容（文字 + 图片）。Notion 的官方文档中用的是 JoelonSoftware 的一篇文章作为演示，剪藏效果理想。知乎文章也可以达到类似的剪藏效果。

从我目前的测试结果来看，不同的网页会产生不同的效果。Notion 在一般情况下可以剪藏到链接和小部分文章内容，比如在 WikiPedia 中只能剪藏第一段内容。少数情况下只能剪藏到链接。

比如当我剪藏少数派的文章时，文章会被作为附件保存下来，而这个没有扩展名的文件其实是一个 HTML 文件，你需要下载到本地把文件改为 HTML 后才能打开（当然这很可能是一个 Bug，可能会修复）。

把网页剪藏到已有的 Database 中后，会进行自适应，标题和链接会被分别填入文本信息和链接的条目中。如果剪藏到 Pages 中，则会创建一个子页面。

如何评价 Notion 的剪藏功能

初闻 Notion 提供剪藏功能，着实给了我很大的惊喜。不过在实际上手后发现目前的剪藏功能并不完善。

我对剪藏结果尤为不满，如果拿 Evernote 的剪藏功能做个对比，就会发现 Evernote 可以把几乎所有类型的网页内容完整的保存下来（包括富文本的格式），而 Notion 的剪藏结果带有不确定性，如果不打开看，就无法得知是否完成了全文剪藏，对用户而言是一个负担。

造成剪藏结果差的原因有 2 点：Notion 特殊的文本格式、网页本身样式不规范。Notion 本身的功能限制了它无法做到 Evernote 级别的全文剪藏，而第三方网站的样式又是多变的，无法保证所有的网页都转为准 Markdown 形式。显然 Notion 官方也没有找到很好的办法来解决这两个问题。以目前的剪藏水平来看，用 Notion 搭建一个全文剪藏的知识库有些勉强。

不过除去剪藏结果不佳这个问题，剪藏功能依然给 Notion 带来了大幅度的提升。从 Notion 官方的介绍来看，开发团队似乎也并没有打算把「搭建知识库」作为剪藏的唯一目的。他们希望用户在剪藏后进行二次处理，去添加标签、添加任务分配。从这个角度来看，我们也应该扩展一下思路，把 Notion 用作「稍后读」「选题箱」「任务分配」都是很不错的选择。

总而言之，剪藏还有很大的改进空间，但足够我们做更多事情了。

嵌入：Embed Block

这里的嵌入，指的是编辑器中的嵌入模块（Embed Block），它是 Notion 的 5 大类 Block 之一，也是最富创造力的一类 Block。为了防止混淆，我们后面就叫它「Embed 模块」。

Embed 模块允许我们在页面中添加一些第三方网络服务，支持较好的常见网络服务有 Github Gist、Tweet、Google Map、Google Drive。以及一些特定的文件格式（比如 PDF 预览）。

如何使用 Embed 模块

和其他的模块不太一样，你不需要输入 / 后在列表里找 Embed。只需要把外部网页的链接粘贴到页面中，Notion 就会自动提示你是否需要创建一个 Embed 模块。

我们会发现 Embed 模块和常规的 Bookmark 书签模块不同，Embed 模块就像一个嵌入到页面里的小型浏览器窗口，你可以在这个窗口中完成浏览页面、链接跳转等各种操作，是一个「活动」的窗口。而 Bookmark 则是一个「固定」的链接，除了跳转之外别无它用。图中演示的是未经 Notion 特别优化过的普通网页，显示效果依然良好。大多数网页直接放进 Notion 都能达到这种效果。

如果在 Notion 中插入官方优化过的链接，则可以获得更好的体验。比如插入一条 @Minja 的 Tweet，它会自动识别链接，并转化成更适合浏览的样式。并在结尾带上一个跳转链接。像是 Github Gist、Google Maps 这些应用都有过优化。

学会了如何使用 Embed 模块，下面介绍一些关于 Embed 模块的小技巧。

通过嵌入 Google Docs 绕开免费容量限制

Notion 对免费用户有一些限制：1000 个 Pages 和每个页面 5 MB 的上传文件大小限制，超过限制就需要删除一些内容。其实，我们可以通过免费的 Google Docs 配合 Embed Block 来绕过这个限制。

方法非常简单，只需要准备一个 Google 账号。

首先在 Google Docs 中创建一份新的文档。

然后把链接复制到 Notion 中，进行 Embed Google Drive 操作。稍等片刻，Google Docs 就会被完整嵌入进这个页面。

这样就可以在 Google Docs 页面里随意插入图片、附件。由于这个操作不会把任何文件存储到 Notion 的服务器，所以不会占用 Notion 的文件容量，从而绕开了免费容量限制。

同理，如果你不习惯 Notion 的表格，也可以通过嵌入 Google Sheets 的方法，在 Notion 中插入一个传统的表格。

至于幻灯片，Notion 会将 Google Slides 链接识别为 PPT 演示链接，会直接嵌入展示页面，无法在 Notion 里编辑幻灯片。当然如果你需要演示幻灯片，演示功能同样很好用，有完整的激光笔、全屏、备注等功能。

串联：Link

Notion 的 Pages 采用了嵌套式的结构，很适合做明确的分类。但层级多起来之后，每次都需要点击多次才能进入一个页面，不太方便。这时可以通过 Favorites 和 Link 这两个功能来实现快速跳转。

快速访问：Favorites

Favorites 有点类似 Windows 文件管理器中的「快速访问」，给一个页面打上星标，页面就会自动出现在左侧的 Favorites 中。是一个比较灵活的空间，把近期用到的 Pages 标星就可以实现快速跳转。

快捷方式：Link to Page

Link to Page 则更像是一个「快捷方式」，比如我在 A 页面中输入 /Link to Page，选择插入 B 页面，B 页面就会被插入到 A 中。下次使用时就可以访问 A 页面来跳转到 B 页面。

这个功能不仅可以用来快速访问，还可以把内容拖拽到其他页面中。比如正常的写稿流程是「Inbox」→「选题箱」→「正在写」→「已完成」，其中可能会出现需要移动到「废弃箱」的情况。所以我在「Inbox」页面的最上方建立了两个 Link，分别对下面的选题进行筛选，有用则进选题箱，无用则废弃。筛选完毕后直接点击「选题箱」去做下一步筛选。

相比把页面拖拽到左边的多层目录下，这种方式不需要进行太多思考，当面前的选择只剩下「是」和「否」的时候，处理速度会更进一步。

调用数据：Create Linked Database

Create Linked Database 可以用来串联 Database。如果需要在一个 Pages 中调用 Database 的数据，输入/Create Linked Database 就可以把 Database 中的数据直接拿来使用，此时的表格相当于是 Database 的一部分。

串联后的 Database 和原 Database 之间的关系只要记住两点：数据互通，视图不互通。意思就是你可以随意改变筛选条件、排序条件，不会对原 Database 产生影响。但你一旦修改了数据，这份数据就会被修改。

Create Linked Database 功能适用于做会议记录。在会议记录页面创建多个串联 Database，把这些 Database 中的近期任务汇总到同一个 Page 中，再通过筛选日期（比如上一周）来聚焦到本周的任务上。Power+ 内部会在每周会议期间，在 Notion 中过一遍选题箱。

数据：Database

数据统计是许多工作中不可或缺的一环，一位 Excel 高手常常可以在数据统计环节节省大量的时间。这里就来介绍一些常用的数据技巧，看看如何在 Notion 的 Database 中实现数据统计。

Notion 的 Database 可以分为行和列，一行就是一条信息，每一列数据则是相同的数据格式。

统计功能：Calculate 统计

当你需要统计一整列数据时，就需要用到 Calculate 功能了。

在每一列的底部都有一个隐藏的 Calculate，点击后可以选择使用「自动求和、取平均值、取中值、统计空行」等操作。

Calculate 比较简单，相信不少人已经发现了这个功能，接下来就要讲讲 Database 行属性中的 Advanced 部分（高级功能）了。

自动填充：Created、Last Edited

Calculate 是为同一列的数据准备的。同一行数据就需要用到表格的 Advanced 部分了。

我们先来讲讲这里的后 4 项：创建日期、创建人、修改日期、修改人。它们属于自动填充型数据。

这 4 项信息是无法手动更改的，尤其是「创建日期」，指的是卡片本身的创建时间。只要你不删除这条数据，创建时间信息就不会改变。只能通过复制一份来修改创建日期。

自动填充元数据可以避免遗漏和繁琐，实时更新的特性有助于跟踪每个人的任务完成进度，无法更改的特性能够保证信息的真实性。

Database 中剩下的 3 个高级功能就相当有意思了，分别是：Formula（公式）、Relation（关联）、Rollup（汇总），我们一个一个来讲。

高级功能一：Formula 公式

当你选用了 Formula 后，选中数据框可以打开公式编辑器。这里的公式和 Excel 有很大的不同，它是用来对一行内的数据之间进行处理的，所以没有 SUM 这样的统计函数。取而代之的是一些数值、运算、逻辑、判断、转格式等偏代码的公式。

Formula 支持两种写法——

1. 直接用符号进行运算。 用「加减乘除」的符号就可以进行运算了。比如想计算「点赞和阅读的比例」，我们可以用 prop("赞数") / prop("阅读量") * 100 这个公式来表示。其中 prop("赞数") 是这一行中已有的数据，输入时直接在弹出的窗口里选择即可。
2. 用公式进行特殊处理。 比如想计算「日均阅读量」，我们需要用「今天的时间 now()」减去「文章发布日期prop("发布时间")」，用「日期间隔dateBetween()」函数取一个日期间隔差值（"days"），最后用阅读量除以（divide）这个差值，就可以得出结果了，写成：divide(prop("阅读量"), dateBetween(now(), prop("发布时间"), "days"))

此时会得到一个很长的小数，我们可以再对数据取整，用 floor() 把整个式子套起来，最后的公式就是：floor(divide(prop("阅读量"), dateBetween(now(), prop("发布时间"), "days")))，得出「日均阅读量」的结果。其中的 now() 函数会用到当前的日期，这个结果会随着日期不断变化。

值得一提的是，Notion 给每一个函数都配上了一段介绍、标准语法、示例。即使你的英文水平一般，只要参照语法和示例，稍作研究就可以理解常用函数的用法。

这里也有一些偏编程的转格式、与或非的逻辑判断。比如不能直接把「标题」和「点赞数」加起来，这就需要用到转格式把点赞数转为文本格式；布尔值的运算也需要有一些编程基础。鉴于这些函数在实际使用中出现的情况少之又少，这里就不再展开讲了。

高级功能二：Relation 关联

前面提到了 Pages 页面之间的关联，Database 的列与列之间，也可以进行串联。Relation 功能可以把两个表格的某一列关联起来，实现双向编辑。

在实际使用时，我们可以用 Relation 功能给自己搭建一个标签系统。我们需要用到两个 Database，一个用来存放文章数据，一个用来存放标签数据，然后用 Relation 功能将它们关联到一起。下面是具体的操作步骤：

1. 新建一个名为「标签系统」的 Database，在主键中填写标签名称。
2. 在「文章数据」的 Database 中新建一列，格式选择 Relation，输入「标签系统」后确定。

这样两边都会创建一个 Relation 列，「标签系统」中的数据就会作为可选项出现在下拉框中。 现在，你就可以为每一篇文章打上标签了。

这样的好处是在 Notion 的不同页面中能用上同一套标签系统。如果想查看同一个标签下的文章，可以在「标签系统」中点开一个标签的 Relation 列，被打上标签的文章都会显示在一起。

高级功能三：Rollup 汇总

Rollup 是基于 Relation 的汇总功能，主要用途是统计关联表格中的数据。

以上面的标签系统为例，我们可以用统计这个标签被打在了多少文章上，或是显示每篇文章的点赞数量，或是点赞数量的总和、最大值，以此为依据对这类选题进行评估。Rollup 目前支持 14 种统计方式。

在 Notion 的官方文档 中同样对 Relation 功能做了介绍，它的例子是公司内购买衬衫，将「员工信息」表格和「衣服信息」表格进行了关联。「哪一位员工穿什么尺寸的衣服，每一位员工需要花多少钱，总支出是多少」，全都可以通过 Rollup 进行汇总。完成整个任务只需要两张表格就可以了，其中的数据互不影响。

如果把 Notion 的数据功能拿出来作对比，会发现 Excel 也支持多个工作区之间进行数据关联，但多个表格文件之间的关联就比较一般，文件删除后就会丢失关联信息，这是由于 Excel 的本地属性导致的。另一款在线表格工具 Airtable 也无法做到跨表格关联，只能在同一个表格内进行数据关联。

我认为 Notion 的 Database 关联和汇总的功能设计在协作工具领域是极富创造性的。

协作：Workspace

Notion 作为一款协作工具，如果想在团队内部进行推广，我们就应该先理解 Notion 是如何设计协作功能的，以及如何管理各自的权限。

多人协作的权限分配

Notion 的权限设计，大致可以分为两个部分：Workspace 机制、Members 机制。

工作区管理：Workspace

Workspace 是指工作区，可以把 Workspace 理解为一家公司。 Workspace 的逻辑和 Slack 有点相像，一个人可以加入多个公司，一个公司里也可以有很多人。

Workspace 的设计是为了避免同一个用户在两个不相干的团队中，做文件分享时产生不必要的麻烦。

对于用户而言，我们只需要知道不同公司的数据是分开的就够了。就像在 A 公司里的文件，不会凭空跑到 B 公司。两者的数据（包括 Private 数据）是完全分离的。

在 Team 套餐中，所有人会默认加入 Workspace 中的所有页面。管理员限制权限后才会看不到某些页面。

在 Personal 套餐下，Workspace 的成员只有一人，于是在 Private 中的页面也可以被分享，在 Workspace 中的页面也可以是私有的，所以 Workspace 的概念被淡化了。Workspace 对 Personal 用户而言只是一个手动区分页面的地方而已，没有实际意义。

成员管理：Members

Members 是一个针对 Team 套餐的概念，Members 是指团队内部的成员，大家共享 Workspace 中的文件。 与之对应的是 Guests，即非团队成员。只能看到在 Workspace 中看到分享给他们文件。

在 Personal 和 Free 套餐下，可以把页面一个一个分享给客人，客人如果新建了 Page 会占用 Free 套餐容量。子页面自动继承权限。所以小团队可以让一个人购买 Notion，剩下的人通过他分享的链接加入页面就可以了，这是性价比最高的方案。在分享页面时请通过页面的右上角 Share 按钮分享，可以给对方 Full Access 权限，但要保持对方 Guests 的身份。

此外，在 Notion 的 Members 页面还有一个小坑，不要轻易点击 Add a Member 按钮。只要增加一位 Member，就会被自动转为 Team 套餐，可能会意外承担高昂的费用。如果发现你的 Personal 套餐已经被意外转为 Team 套餐了，可以试着联系开发团队申请退款（不保证一定退款）。

如何选择付费套餐

在协作情况下，免费套餐通常是不够用的，那么付费套餐问题就摆在了我们面前。Notion 有四个付费套餐：Free、Personal、Team、Enterprise。

其中最容易产生纠结的是 Personal 和 Team 这两个套餐。它们的价格相差数倍（Team 是每人每月 8 美元），而且两者的区别似乎只有 Admin Tools。对一个小团队而言，究竟应该选择哪一个套餐呢？

这里来详细解释一下前三个套餐之间的区别。

免费套餐：Free Plan

免费用户有 1000 个 Page 页面，每个页面限制上传文件大小 5 MB。 删除 Page 可以释放一部分容量。

对于没有付费意愿的用户而言，Free 套餐基本够用。插入图片时不要直接上传，需要准备一个第三方的图床（比如免费图床 sm.ms）来上传图片，通过第三方链接插入到 Notion 中的图片将不会占用 5 MB 的容量限制。还要注意尽量不要在表格中插入页面，每一个子页面都会占用 1 个 Page 容量。

除此之外，你还可以创建多个免费 Workspace，然后通过 /Link to Page 来连接这些 Workspace，也是一个节省空间的好方法。

个人套餐：Personal Plan

Personal 套餐非常适合个人使用，和 Free 版最大的区别在于「没有页面限制和存储上限」。

在 Personal 套餐下允许你把一些 Pages 分享出去，可以邀请客人来编辑。但这些 Pages 之间互不相通。

另外，Personal 套餐的主人有一些隐藏权限。作为创建者的你，和邀请来的客人（Guest）有本质上的权限区分（即使你给了他们 Full Access）。比如客人无法跨 Pages 拖动页面、只能通过 /pages 来创建新页面，客人在你的 Workspace 没有 Private 区……

我们目前正在摸索 Notion 协作的模式，暂时使用 Personal 套餐没有遇到实质性的问题。可见 Personal 套餐也适合较少人数的团队进行协作，所有的费用只有 4 美元/每月（不是每人），就可以让整个团队享受到 Notion 的共享文档（只有创建者有 Private 区）。

团队套餐：Team Plan

Team 套餐适合人数较多、需要严格分清职权的团队，团队内的每个人都需要自己的工作区（Private 区），需要严密的权限管理时建议选购。

Team 套餐会把当前的 Workspace 升级为一个团队版，你可以邀请别人加入你的团队（注意：每加一个人就需要多付 8 美元/每月）。所有人获得的权限将会是完全一样的，Admin Tools 可以让不同部门的人看到不同的页面，可以获得最理想的协作环境。但是团队中的每个人都需要支付 8 美元/每人每月，价格高昂可能是它唯一的缺点。

关于在 Team 下如何收费，只需要记住两点：

1. 如果邀请对方加入单个文档（作为 Guest）不会收费。
   
2. 如果邀请对方加入团队（作为 Member）则需要多缴每人每月 8 美元，所有费用从团队所有者账号支出。
   

说的通俗一点。Personal 套餐就好比我请客人来家中做客，客人可以欣赏我的藏品，可以跟我一起工作，但没法把自己的东西存放在我家一样，只能另开一个属于自己的 Free 区存放。Team 则是一个办公室，每个人都有自己的办公桌（Private 区），老板可以选择让某些人看不到特定的页面（Admin Tools）。

值得一提的是，Notion 没有在页面上说明学生优惠，但你可以通过邮件的形式和开发团队联系，他们会予以一定的费用减免（更新：有读者反映，目前 Notion 不再提供学生优惠）。

总结

本文从剪藏这个入口讲起，再学会把网页嵌入到页面中，通过串联的方法实现页面之间的互联互通，再对具体的数据进行跨越多个页面的深度整合，使其满足我们的工作需求，最终实现在 Notion 中完成多用户的协作。

在我完成这篇文章的过程中，我发现 Notion 的强大之处就在于它的每个模块都极具特色，富有活性。板块之间又有很好的连接手段，让各种任务都能很好的完成。Notion 提供丰富功能的同时，还充分考虑了工作中究竟「需要什么」和「不需要什么」，可以发现开发团队用了很多心思，只为让这个工具更好用。

随着 Notion 的不断更新，离线管理、搜索、Zapier 的自动化、API 都已经在路上了。相信等到这些功能实装的那一天，Notion 会变得更加强大。